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上海市“一網通辦”電子檔案管理暫行辦法

第一章　總則

第一條（目的依據）

為(wei)推進(jin)政務服(fu)務“”，規范本(ben)市電子檔案管理，確(que)保電子檔案真(zhen)實(shi)完整、安(an)全可靠(kao)、長期可用(yong)，根據有關法(fa)律(lv)、法(fa)規和《上(shang)海市公共(gong)數據和一(yi)網通辦(ban)管理辦(ban)法(fa)》，制(zhi)訂(ding)本(ben)辦(ban)法(fa)。

第(di)二條(tiao)（適用范圍）

本辦法適用于本市各級行(xing)政(zheng)機關、履行(xing)公共(gong)管(guan)理(li)(li)和服務職能的事業單位(以下統稱“公共(gong)管(guan)理(li)(li)和服務機構”)在政(zheng)務服務“一(yi)網通辦”中直接形成、具有保存(cun)價(jia)值的各種類型的電子檔案管(guan)理(li)(li)。涉(she)及(ji)國家秘密(mi)的電子檔案管(guan)理(li)(li),按(an)照有關保密(mi)法律、法規(gui)的規(gui)定(ding)執行(xing)。

第三條（管理原則）

“一網(wang)通辦”電子檔(dang)案是公共管理(li)和服務機構(gou)依法履(lv)行職能的(de)重要憑證，是國家檔(dang)案信息資源(yuan)的(de)重要組成部分，其(qi)管理(li)遵(zun)循以下基本原則：

（一(yi)）統(tong)籌規劃。將電子檔案管理納入本市政務服務“一(yi)網(wang)通辦”工作總體規劃，實行(xing)統(tong)一(yi)規劃、統(tong)一(yi)標準、統(tong)一(yi)流程。

（二）全(quan)程管理(li)(li)。根(gen)據電子(zi)檔(dang)案的特點和(he)管理(li)(li)要(yao)求，建立嚴密、完整(zheng)的管控體(ti)系，對政務服務“一(yi)網通辦”中應歸(gui)檔(dang)電子(zi)文件的收(shou)集與(yu)采集、歸(gui)檔(dang)與(yu)整(zheng)理(li)(li)、保(bao)存與(yu)利(li)用、移交與(yu)接收(shou)等(deng)，實行全(quan)程管理(li)(li)。

（三）方便利用。充分(fen)發揮電子檔(dang)案高效、便捷的(de)優勢，實現政務(wu)服(fu)務(wu)“一網通(tong)辦(ban)”中(zhong)電子檔(dang)案分(fen)層(ceng)次、分(fen)類別、按(an)(an)需求、按(an)(an)權限的(de)共享利用。

（四）確(que)保(bao)安(an)全。嚴格按照有(you)關法律法規的要(yao)求，采取有(you)效的技(ji)術手段和(he)管理(li)措施，確(que)保(bao)電(dian)子(zi)檔(dang)案的真實、完整、可用、安(an)全。

第四條（概念界定）

本辦法(fa)所稱的電子文件，是指公(gong)共管理和服務機構在履行其(qi)法(fa)定(ding)職責(ze)或處理事務過程中，通過計(ji)算機等電子設(she)備形成、辦理、傳(chuan)輸和存儲(chu)的數字格(ge)式的各種信息記錄。

本辦法所稱(cheng)的(de)電子檔案，是指具有憑證、查考(kao)和保(bao)存價值并(bing)歸檔保(bao)存的(de)電子文(wen)件。

第五條（職責(ze)分工）

市、區檔案行政(zheng)(zheng)管(guan)(guan)(guan)理(li)部門依照管(guan)(guan)(guan)理(li)職責，負責管(guan)(guan)(guan)轄范圍的政(zheng)(zheng)務(wu)(wu)服務(wu)(wu)“一網通(tong)辦”中電(dian)子檔案管(guan)(guan)(guan)理(li)的監督和指(zhi)導。

 公共管(guan)(guan)理(li)和(he)服務機構承擔“一網通辦”電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)的(de)主體責(ze)任，應(ying)指(zhi)定專(zhuan)人負責(ze)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)，確保電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)真實、完整(zheng)、可用、安(an)全。市大(da)數據中心在市檔(dang)(dang)案(an)局(ju)的(de)業務指(zhi)導下(xia)，建(jian)設和(he)完善(shan)“一網通辦”在線政(zheng)務服務平臺電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)系統。

市、區(qu)國家綜合檔案館應(ying)按照相關(guan)規定(ding)，開(kai)展電(dian)子(zi)檔案接(jie)收工作，促(cu)進電(dian)子(zi)檔案規范接(jie)收、長久保存和(he)共享利用(yong)。

第(di)六(liu)條（系統功(gong)能）

“一網通(tong)辦(ban)”在線政務(wu)服(fu)務(wu)平臺(tai)以及公共管理和服(fu)務(wu)機(ji)構政務(wu)服(fu)務(wu)業(ye)務(wu)系(xi)(xi)統(tong)應按(an)照《電(dian)子文件管理系(xi)(xi)統(tong)通(tong)用功能(neng)要求》（GB/T29194-2012）、《電(dian)子文件管理系(xi)(xi)統(tong)建(jian)設指南》（GB/T31914-2015）、《電(dian)子檔案管理系(xi)(xi)統(tong)基本(ben)功能(neng)規(gui)定(ding)》等標準規(gui)定(ding)，建(jian)設和完善電(dian)子檔案管理基本(ben)功能(neng)。

（一(yi)）收(shou)集與(yu)采集功能(neng)。能(neng)以自動或(huo)半自動方式，完整收(shou)集形成于不(bu)同職能(neng)部門的各類(lei)應歸(gui)檔電(dian)子文件、采集必要元數據，實現電(dian)子文件的內容數據、元數據、目錄(lu)數據、各組件的自動關(guan)聯。

（二）歸(gui)檔(dang)與(yu)整理功(gong)(gong)能。內置電子檔(dang)案分類方案、檔(dang)號規則(ze)、歸(gui)檔(dang)范圍與(yu)保管期限表、元數(shu)據方案等(deng)，具(ju)備歸(gui)檔(dang)電子文件的自動(dong)歸(gui)類、排序、命名、編號、編目、著(zhu)錄和格式(shi)轉換等(deng)功(gong)(gong)能，并按照(zhao)國家(jia)和本市有關(guan)規定，生成歸(gui)檔(dang)數(shu)據包，或向歸(gui)檔(dang)接口推送歸(gui)檔(dang)數(shu)據。

（三）保存(cun)與利用(yong)功能(neng)。支(zhi)持數(shu)字檔案信息和(he)存(cun)儲介(jie)質的(de)長(chang)期保存(cun)，具備電子(zi)檔案及其數(shu)據庫在(zai)線(xian)存(cun)儲、離線(xian)存(cun)儲、備份與恢復功能(neng)。具備電子(zi)檔案的(de)檢索(suo)、篩選、輸出和(he)利用(yong)登記功能(neng)，支(zhi)持在(zai)線(xian)申(shen)請、審批、閱覽、授權(quan)下載(zai)與打(da)印。

（四）移(yi)交(jiao)與接(jie)收(shou)功(gong)能(neng)。支(zhi)持不(bu)同門類電子檔(dang)案及其元數(shu)據向檔(dang)案館移(yi)交(jiao)，按照國家和(he)(he)本市有關規(gui)定(ding)生成移(yi)交(jiao)數(shu)據包，或(huo)向電子檔(dang)案接(jie)收(shou)平臺推送移(yi)交(jiao)數(shu)據，并具備規(gui)范格式的電子檔(dang)案在線(xian)接(jie)收(shou)和(he)(he)離(li)線(xian)接(jie)收(shou)功(gong)能(neng)。

第七條(tiao)（法律效力）

“一網通辦”電(dian)子檔(dang)案應(ying)具備法(fa)律、法(fa)規(gui)規(gui)定的原件形式，收集、歸檔(dang)、保(bao)存、利用、移交、接收等關鍵環節應(ying)有(you)可靠的技術保(bao)障措施，確保(bao)其信(xin)息真(zhen)實、內容完整、來源可靠，能有(you)效利用。

真(zhen)實、完(wan)整、可用、安全的(de)電子檔案，與(yu)紙(zhi)質(zhi)檔案具有同等法(fa)律效力，法(fa)律、法(fa)規另有規定(ding)的(de)除外。

第二章　收集與采集

第八條（歸檔電子文件收(shou)集）

公共管理和服務機(ji)構應(ying)按(an)照有關規定，完整(zheng)收集本(ben)單位(wei)在政務服務“一網通辦”中形(xing)(xing)成(cheng)、辦理的文(wen)(wen)本(ben)、圖像(xiang)、音頻、視(shi)頻、多媒體等不同(tong)形(xing)(xing)式的應(ying)歸檔(dang)電子文(wen)(wen)件(jian)。

第九條（元數(shu)據采集）

公共管理和服務機構在(zai)電子(zi)文(wen)(wen)件形成(cheng)、辦理過程(cheng)中，應(ying)采(cai)集(ji)必要(yao)的背景、結構、簽署(shu)、時間(jian)、業務行為(wei)等(deng)元數(shu)據(ju)(ju)，元數(shu)據(ju)(ju)各要(yao)素應(ying)符合《文(wen)(wen)書(shu)類電子(zi)文(wen)(wen)件元數(shu)據(ju)(ju)方(fang)案》（DA/T46-2009）、《照(zhao)片類電子(zi)檔案元數(shu)據(ju)(ju)方(fang)案》（DA/T54-2014）、《錄(lu)音(yin)錄(lu)像類電子(zi)檔案元數(shu)據(ju)(ju)方(fang)案》（DA/T63-2017）等(deng)標(biao)準(zhun)規(gui)定。

第十(shi)條(tiao)（格式(shi)要求）

公共管理(li)和服(fu)務機(ji)構收集、采集的應歸檔(dang)(dang)電子(zi)文(wen)(wen)件(jian)及其(qi)元數據格式(shi)，須(xu)符(fu)合《版式(shi)電子(zi)文(wen)(wen)件(jian)長期保(bao)存格式(shi)需(xu)求》（DA/T47-2009）、《基于(yu)XML的電子(zi)文(wen)(wen)件(jian)封裝(zhuang)規范(fan)》（DA/T48-2009）、《電子(zi)文(wen)(wen)件(jian)歸檔(dang)(dang)與電子(zi)檔(dang)(dang)案管理(li)規范(fan)》（GB/T18894-2016）等標準規定，并能夠支持國家綜合檔(dang)(dang)案館向長期保(bao)存格式(shi)轉換。

第三章　歸檔與整理(li)

第十一條（歸檔(dang)范圍）

公共管理和服務機構(gou)應按照(zhao)(zhao)《機關文(wen)件(jian)材料歸檔范圍(wei)和文(wen)書檔案(an)(an)保管期限規(gui)定(ding)》《照(zhao)(zhao)片檔案(an)(an)整(zheng)理規(gui)范》(GB/T11821-2002)、《科學技(ji)術檔案(an)(an)案(an)(an)卷構(gou)成的一般要求(qiu)》（GB/T11822-2008）等規(gui)定(ding)，制定(ding)本(ben)單位“一網通辦”電(dian)子文(wen)件(jian)的歸檔范圍(wei)和電(dian)子檔案(an)(an)保管期限表，并結合實(shi)際，予以動(dong)態調(diao)整(zheng)和補充完善(shan)。

第(di)十(shi)二(er)條（保管期(qi)限(xian)）

“一網通辦”電子檔(dang)案保管期(qi)限(xian)，一般為永久、定期(qi)（30年(nian)、10年(nian)）。

第十三條（歸檔時(shi)間）

公(gong)共管(guan)理和(he)服(fu)務機構應對“一網通辦”中(zhong)辦結的(de)具(ju)有保存價值的(de)電(dian)子(zi)文件即時歸檔(dang)，定期導入相應的(de)電(dian)子(zi)檔(dang)案管(guan)理系統，并由本單位(wei)檔(dang)案部門負責管(guan)理。

第(di)十四條（歸檔方式）

“一網通(tong)辦”電子(zi)文(wen)件可(ke)(ke)通(tong)過計算機(ji)網絡進行(xing)在(zai)線歸檔，也(ye)可(ke)(ke)以(yi)存儲在(zai)脫機(ji)載(zai)體(ti)上進行(xing)離線歸檔。

歸(gui)檔(dang)電子文件可單獨采(cai)用(yong)電子歸(gui)檔(dang)形式，法律(lv)、法規另有(you)規定的除外。行政(zheng)審批的結論性文件中具(ju)有(you)永久(jiu)保存價值的電子文件，應轉換為紙質文件或縮微膠卷并同時歸(gui)檔(dang)。

第十五(wu)條（檔案(an)整(zheng)理）

公共管(guan)理和服務機構應(ying)按照《歸(gui)檔文件整理規(gui)則》（DA/T22-2015）、《數(shu)碼照片(pian)歸(gui)檔與(yu)管(guan)理規(gui)范》（DA/T50-2014）等標(biao)準(zhun)規(gui)定，對應(ying)歸(gui)檔電子文件進行排序、編(bian)號等系統整理，組成保管(guan)單位，對電子檔案進行命名(ming)和有序存儲，保持檔案之間的(de)有機聯系。

第十(shi)六條（“四性(xing)”檢測）

“一網(wang)通辦”電(dian)子(zi)文件歸(gui)檔(dang)時(shi)，應按(an)照《文書類電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)(an)檢(jian)測一般要求》（DA/T70-2018）進行真(zhen)實(shi)、完整(zheng)、可用、安全方面(mian)的檢(jian)測，并按(an)照《電(dian)子(zi)文件歸(gui)檔(dang)與(yu)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)(an)管理規范》（GB/T18894-2016）的要求，向本(ben)單位檔(dang)案(an)(an)部門辦理歸(gui)檔(dang)手續(xu)。

第四章(zhang)　保存與(yu)利(li)用(yong)

第十七(qi)條（數(shu)據存(cun)儲）

公(gong)共管理(li)(li)和服(fu)務機構應根據“一網通辦”電子檔(dang)案的重要程(cheng)度以及利(li)用需要，選擇符合規范的在(zai)線存儲和離線存儲方(fang)式存儲電子檔(dang)案內容數據、目錄(lu)數據、元數據和各類管理(li)(li)日志。

第十八條（數據備份）

公共管(guan)理和(he)(he)服務機構應按照《上海市電(dian)子(zi)檔案和(he)(he)數字化檔案備(bei)份(fen)(fen)辦法》，制訂“一(yi)網通辦”電(dian)子(zi)檔案的備(bei)份(fen)(fen)策略，開展在線(xian)備(bei)份(fen)(fen)和(he)(he)離線(xian)備(bei)份(fen)(fen)工(gong)作(zuo)。

第十九條（利(li)用方式）

公共管(guan)理和服務機(ji)構應(ying)以權限管(guan)理為基(ji)礎，提供“一網通辦(ban)”電(dian)(dian)子檔案(an)的多途徑、多角度利用(yong)(yong)，利用(yong)(yong)方式包(bao)括瀏覽、檢(jian)索、復制(zhi)、下(xia)載、打印(yin)、借閱(yue)、接(jie)口調用(yong)(yong)等，電(dian)(dian)子檔案(an)的利用(yong)(yong)應(ying)嚴格遵守(shou)檔案(an)利用(yong)(yong)和保密安全的相關規定。

第二十條（利用服務）

“一網通辦”電子檔案利(li)用(yong)(yong)服務過(guo)程中，應(ying)做好利(li)用(yong)(yong)登記和利(li)用(yong)(yong)審批，記錄利(li)用(yong)(yong)效(xiao)果。

第五章　移(yi)交(jiao)與(yu)接收

第二十一條（檔案移交(jiao)）

 公(gong)共管(guan)理和服務機構應按照《上海市電子檔案移交(jiao)(jiao)和接收管(guan)理辦(ban)法》的要求(qiu)，向同級國家綜(zong)合檔案館移交(jiao)(jiao)“一網(wang)通辦(ban)”電子檔案。移交(jiao)(jiao)的基本要求(qiu)為：

（一）保(bao)管期(qi)限為(wei)永久、30年的(de)電子檔(dang)案列入移交(jiao)范圍。

（二）電子檔案(an)一(yi)般自(zi)形(xing)成之日(ri)起(qi)5年內移交(jiao)。對(dui)于有特殊(shu)要求的電子檔案(an)，可(ke)適當延長移交(jiao)時間(jian)。

（三）“一網通辦”在線(xian)政(zheng)務服務平(ping)臺保(bao)存(cun)的電(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案，通過計(ji)算機網絡進(jin)行在線(xian)移交。線(xian)下窗口(kou)保(bao)存(cun)的電(dian)子(zi)(zi)檔(dang)案，可存(cun)儲(chu)在脫機載體(ti)上進(jin)行離(li)線(xian)移交。

第二(er)十二(er)條（檔案接收）

市、區國家(jia)綜合檔案(an)館應(ying)按照(zhao)《上(shang)海市電子檔案(an)移交和接收(shou)管理辦法(fa)》的(de)要(yao)求，接收(shou)“一網通辦”電子檔案(an)。接收(shou)的(de)基本要(yao)求為：

（一）檔(dang)案館接收電子檔(dang)案的(de)范圍，參照國家和本市有關檔(dang)案進館范圍的(de)規(gui)定(ding)執行(xing)。

（二）檔案館應建立電(dian)子(zi)檔案接(jie)(jie)收平臺(tai)，對“一網通辦”電(dian)子(zi)檔案進行在線(xian)接(jie)(jie)收和離線(xian)接(jie)(jie)收。

（三）檔案館應按照(zhao)規定的格式和質量要求，接收“一網通(tong)辦”電子(zi)檔案，并辦理電子(zi)檔案移(yi)交(jiao)接收手續。

第六章　附則(ze)

第二(er)十三條(tiao)（遵照(zhao)執(zhi)行）

水務、電力(li)、燃氣(qi)、通信、公(gong)共(gong)交通、民航、鐵路等公(gong)用事業運營單位在(zai)依法履行公(gong)共(gong)管(guan)理和服務職責(ze)過程中形成的(de)電子檔(dang)案的(de)管(guan)理，適(shi)用本辦法。

第(di)二十四條(tiao)（參(can)照(zhao)執行(xing)）

運(yun)行(xing)經費由本市各級財政保障的其他機關(guan)(guan)、團體等單(dan)(dan)位(wei)(wei)以及中(zhong)央(yang)國家機關(guan)(guan)派駐本市的相關(guan)(guan)管(guan)理單(dan)(dan)位(wei)(wei)在依法(fa)履行(xing)公共管(guan)理和服務職責過程中(zhong)形(xing)成的電(dian)子檔案的管(guan)理，可(ke)參照本辦法(fa)執行(xing)。

第二十(shi)五條（施行日(ri)期）

本辦法(fa)自(zi)2018年11月1日起(qi)施行(xing)，有效期至2020年10月31日。